Lutte contre la fraude : sensibiliser vos équipes en situation

Les fraudes qui visent les entreprises passent rarement par une faille technique. Elles passent par une personne, à un moment précis, sous pression. La sensibilisation à la fraude a donc un objectif concret : que vos collaborateurs exposés aient déjà vécu ce moment, et su y répondre, avant qu’il ne se présente pour de bon. Cet article explique comment la mise en situation construit ce réflexe, avec l’exemple d’un escape game d’enquête sur la fraude documentaire.

La fraude externe se joue sur trois leviers humains

Un virement urgent demandé par un « dirigeant » en pleine opération confidentielle. Un fournisseur historique qui annonce de nouvelles coordonnées bancaires. Une pièce justificative impeccable, mais fabriquée. Ces scénarios portent des noms différents (fraude au président, fraude au faux fournisseur ou au changement de RIB, fraude documentaire), mais ils reposent sur la même mécanique : l’ingénierie sociale.

Le fraudeur ne cherche pas à franchir une barrière technique. Il actionne trois leviers :

• L’urgence : « le virement doit partir avant 17 h », « le dossier se débloque aujourd’hui ».
• L’autorité : la demande semble venir de la direction générale, d’un cabinet d’avocats ou d’un grand fournisseur.
• La confidentialité : « ne le dites à personne pour l’instant », ce qui isole la personne ciblée de ses collègues et de son circuit de validation.

Ces trois leviers ont un effet commun : ils court-circuitent la vérification. Ils visent précisément les collaborateurs qui ont la main sur un paiement, une donnée bancaire ou un agenda de dirigeant : comptabilité fournisseurs, trésorerie, achats, assistants de direction.

Pourquoi la note de procédure ne suffit pas

Chaque direction financière dispose d’une procédure : double validation des virements, contre-appel avant toute modification de coordonnées bancaires, circuit de signalement. Le problème n’est pas l’absence de règle. Il est dans l’écart entre la règle lue un jour d’accueil et la situation vécue un vendredi à 16 h 40, avec un message qui semble venir du directeur général.

Trois limites reviennent avec les formats descendants :

1. La procédure se lit au calme, la fraude arrive sous pression. Savoir qu’il faut vérifier ne suffit pas quand toute la situation pousse à ne pas le faire.
2. Le cas d’école est trop propre. Les exemples d’une présentation sont reconnaissables a posteriori. Une vraie tentative est plausible, bien écrite, et mélange des éléments exacts et faux.
3. Le collaborateur n’a jamais eu à dire non. Refuser un ordre apparent de la direction, ou retarder un paiement, demande un réflexe social qui ne s’acquiert pas en cochant un module.

Le réflexe attendu tient en quatre gestes : douter, vérifier par un canal indépendant (un numéro déjà connu, jamais celui du message), appliquer la double validation, alerter. Ils sont simples à énoncer. Ils ne deviennent automatiques que s’ils ont été répétés dans des conditions proches du réel.

Ce que la mise en situation entraîne vraiment

Un serious game de sensibilisation à la fraude ne sert pas à transmettre un catalogue de typologies. Il place des collaborateurs face à des situations ambiguës, leur laisse décider, puis leur montre les conséquences de leurs choix. Quatre apprentissages se construisent ainsi.

Reconnaître la pression avant de reconnaître la fraude

Dans un scénario bien écrit, le participant ressent l’urgence et l’autorité avant de se demander si la demande est authentique. C’est ce moment qu’il faut entraîner : repérer que l’on est en train d’être pressé, et que cette pression est elle-même un signal.

Vérifier par un canal indépendant

Rappeler le dirigeant sur son numéro habituel, contacter le fournisseur par les coordonnées déjà enregistrées, interroger un collègue du service concerné : ces gestes se simulent très bien. Le scénario peut rendre chaque canal accessible, et récompenser celui qui l’utilise plutôt que celui qui répond le plus vite.

Appliquer la double validation, même quand elle gêne

La double validation n’a de valeur que si elle résiste à la pression hiérarchique apparente. En situation, les participants éprouvent le coût social du refus et découvrent comment le formuler sans conflit : « Je ne peux pas, la procédure exige une seconde validation, je vous rappelle dans dix minutes. »

Alerter sans crainte

Le dernier maillon est le plus fragile : signaler une tentative, même quand on a failli y céder. Un dispositif collectif, avec débrief, installe la norme que l’on en parle. C’est ce qui permet aux équipes de conformité et de contrôle interne de recevoir des signalements précoces plutôt que des révélations tardives.

Fraude documentaire : savoir douter d’une pièce parfaite

Une facture, un RIB, un certificat, une pièce d’identité, un avis de situation : les fraudes documentaires se nourrissent de la confiance accordée à un document d’apparence officielle. Le réflexe à construire n’est pas de devenir expert en falsification, mais de savoir quoi comparer, quoi recouper, et quand demander un avis.

C’est précisément ce que nous avons scénarisé pour Finovox, startup française spécialisée dans la détection de fraude documentaire. « La Galerie des Fraudes » est un escape game d’enquête en présentiel, conçu pour une journée consacrée à la fraude que Finovox organisait pour ses clients et ses prospects. Il ne s’agissait donc pas d’une formation de ses salariés, mais d’une expérience qui fait vivre le métier de la détection au public de l’entreprise.

Le principe : seize œuvres, dont huit faux. Les équipes disposent de 45 minutes d’enquête pour les départager à partir de certificats d’authenticité, de cartels, de documents fictifs, de lampes UV et de loupes. Elles investissent ensuite leur capital fictif lors d’enchères, et la solution révèle les œuvres authentiques. Le dispositif a été livré sous forme de kit réutilisable.

Ce que ce cas démontre pour vos équipes : il est possible de scénariser la détection du vrai et du faux, faire croiser des pièces entre elles, et faire sentir le coût d’une erreur de jugement. La même mécanique se transpose à vos propres pièces : factures, relevés d’identité bancaire, justificatifs d’identité, courriers de fournisseurs. Le décor change, le raisonnement reste le même : comparer, recouper, ne pas se contenter de l’apparence.

Trois formats pour atteindre vos publics exposés

Le bon format dépend de la dispersion de vos équipes, du nombre de personnes à former et de votre capacité d’animation. Aucun n’est supérieur aux autres : ils répondent à des contextes différents.

L’escape game d’enquête, pour les équipes réunies

Un escape game en présentiel convient aux équipes comptabilité, trésorerie et achats que l’on peut réunir sur un site, dans un séminaire ou une journée métier. L’enquête collective, avec des pièces à croiser et des décisions à prendre ensemble, installe le réflexe de se parler avant d’agir. Un débrief anime ensuite le passage au quotidien : quelle règle appliquer, vers qui escalader.

Le challenge digital, pour les équipes dispersées

Un challenge connecté sur mesure permet d’adresser des services répartis sur plusieurs sites, avec des cas concrets courts : un e-mail de changement de RIB à qualifier, une demande « du dirigeant » à traiter, une pièce justificative à examiner. Le suivi de participation par équipe donne à la direction financière et à la conformité une vision de la diffusion du dispositif.

Le serious game scénarisé, pour approfondir un parcours

Un serious game sur mesure, digital ou en présentiel, permet de relier plusieurs situations dans un même fil narratif : un faux fournisseur qui revient, une demande confidentielle qui se précise, une pièce qui change. On y travaille la cohérence entre signaux faibles, ce qu’un cas isolé ne montre pas.

Pour le volet e-mail et l’hameçonnage, nous avons déjà détaillé les principes de conception pour des équipes non spécialistes dans notre article sur la sensibilisation à la cybersécurité par le serious game. Ici, l’angle est différent : la fraude financière et documentaire, avec ses procédures de validation et ses interlocuteurs métier.

Concevoir un dispositif qui s’ancre dans vos procédures

Un dispositif de sensibilisation à la fraude n’a de valeur que s’il reflète vos circuits réels. Quatre principes guident notre travail avec les directions financières, de la conformité et du contrôle interne.

1. Partir de vos procédures et de vos incidents. Le scénario reprend votre circuit de validation, vos outils de paiement et vos interlocuteurs types, pas des cas génériques.
2. Viser deux ou trois réflexes, pas dix. Vérifier par un canal indépendant, appliquer la double validation, alerter : chaque situation renvoie à l’un d’eux.
3. Adapter le scénario à chaque public. Un assistant de direction, un comptable fournisseurs et un acheteur ne reçoivent pas les mêmes sollicitations. Un même dispositif peut proposer des parcours distincts.
4. Prévoir le déploiement dès le départ. Un dispositif durable se déploie par vos équipes, sur plusieurs vagues. Pour le Crédit Agricole, nous avons conçu un escape game en mallette sur l’éthique et la conformité bancaire, que les équipes internes déploient en autonomie après une formation des animateurs.

Ce type de dispositif s’inscrit dans une démarche plus large de formations obligatoires et de conformité et de sensibilisation de vos collaborateurs. Il complète vos procédures et vos outils de contrôle sans les remplacer : il prépare les personnes qui les appliquent.

Depuis 2018, Albus Factory a livré plus de 300 projets pour 30 000 participants, avec 85 % de clients qui reviennent. Nos délais vont de 8 à 24 semaines selon la complexité du dispositif.